EFFICIENZA ORGANIZZATIVA

Strategia vincente per le aziende che vogliono innovare e crescere nei mercati di riferimento.
Le Organizzazioni in genere ed in particolare le Imprese hanno l’esigenza, di essere estremamente efficienti, particolarmente la piccola e media impresa italiana. Spesso le aziende però confondono efficacia con efficienza, o pensano che basti la prima per avere successo e per stare sul mercato, niente di più errato. L’efficacia può essere ottenuta lavorando tanto e concentrandosi su degli obiettivi specifici e dettagliati e mettendo in campo, generalmente, una quantità di risorse superiore al necessario, vale a dire spreco. L’efficienza invece significa lavorare bene, impiegando risorse sufficienti al’ottenimento del risultato voluto, significa quindi ottimizzazione.

Passare dall’efficacia dei risultati all’efficienza organizzativa come elemento strategico
L’efficacia delle strategie, dei comportamenti, e degli strumenti utilizzati è assolutamente necessaria per ottenere gli obiettivi prefissati, ma non necessariamente per rimanere nel mercato, e particolarmente in mercati come quelli attuali volubili e continuamente alla ricerca di innovazione.
Per stare nel mercato bisogna essere concorrenziali e si devono combattere gli sprechi e per fare ciò non basta essere performanti, vale a dire raggiungere la meta, ma bisogna farlo con metodo ed è proprio qui che sta la differenza tra un processo efficace ed uno efficiente, il secondo sarà opportunamente programmato, verrà poi eseguito seguendo la programmazione e seguirà poi la giusta e corretta verifica.
Nel primo invece una cattiva programmazione o la sua assoluta assenza, condurranno ad una sere di prove e modifiche che porteranno con se aumento del costo, perdite di tempo, demotivazioni, conflitti ecc… . Essere quindi efficaci non equivale ad essere efficienti. Si può essere efficaci ed uscire dal mercato perché troppo spreconi di risorse fisiche, mentali ed economiche, l’efficienza invece dà modo all’azienda ed all’organizzazione di poter raggiungere i propri scopi con il giusto sforzo e quindi poter godere di un margine di profitto.

Operare per processi e metodi
Per fare ciò bisogna attrezzarsi e soprattutto darsi un metodo nel fare le cose, che io ho denominato A.P.A.V., che significa che è utile sempre fare una Analisi della situazione recuperando il più possibile dati utili, sui quali poi impostare una Programmazione basata su obiettivi chiari e definiti.
Una buona programmazione delle attività da svolgere che siano a breve, medio o lungo termine è assolutamente necessaria per procedere in modo efficiente alla fase dell’Azione, della realizzazione del prodotto/servizio destinato al cliente. In questa fase la squadra non deve avere ripensamenti o dubbi, ma solo indicazioni, quelle della programmazione ed affidarsi ad un leader autorevole e professionale.
La Verifica poi, non è meno importante delle tre che l’hanno preceduta e serve per verificare se l’analisi e la programmazione sono stata precise e puntuali e se nella produzione del prodotto/servizio si siano verificate delle problematiche e come queste siano state eventualmente risolte e superate. Quindi valutare serve per riprogrammare, per rifare, per rivalutare.
Tale processo permette all’organizzazione di poter monitorare costantemente le attività produttive e di poter capire dove si insinuano eventuali disfunzioni e poterle regolarmente gestire, eliminarle o correggerle.